K modernímu pojetí operativní evidence stavebních procesů

K počítačovému modelování realizace výstavby pro investory a dodavatele - viz článek v čísle 08/08

Principy jsou uvedeny do praxe v uživatelsky příjemném programovém řešení agendy operativní evidence, které je úzce navázáno na modelování realizace výstavby pomocí stavebně technologických síťových grafů. Je vysvětlena i přímá návaznost na účetní agendu stavební firmy pomocí tzv. finančního deníku stavby. Podle zjištěných skutečných nákladů a cen stavebních činností lze automatizovaně modifikovat i technicko-hospodářské ukazatele pro tvorbu nabídek a dokumentů přípravy staveb.

Úvod
V článku jsou popsány základní zásady stavebně technologického pojetí operativní evidence skutečně dosažených objemů, cen a nákladů stavebních prací při provádění staveb řízených podle vypracovaného stavebně technologického síťového grafu. Na základě těchto zásad bylo vypracováno programové řešení, které se stalo součástí systému přípravy a řízení staveb a umožňuje zpracování a tisk plánu objemů prací, cen a nákladů, operativní evidence a porovnání plánu a provedené skutečnosti podle všech položek oborového kalkulačního vzorce užívaného ve stavebnictví (dále jen OKV), podkladů pro vytýkací řízení a přehledů provedených prací včetně zjišťovacích protokolů. Výhodou je, že v operativní evidenci se sledují skutečně dosažené výkony a skutečné náklady, nikoli pouze skutečné výkony ve srovnání s plánovanými náklady, jak je tomu u jiných systémů. K tomu slouží vedení tzv. finančního deníku projektu, soupisu skutečných nákladů na danou stavbu, který je možné automatizovaně přebírat i z účetní agendy podniku. Položky finančního deníku projektu lze rychle rozkontovat do stavebních procesů - činností síťového grafu.

Operativní evidence stavebních prací s vazbou na účetnictví

Operativní evidence skutečnosti realizace stavby musí zachycovat skutečné hodnoty objemů, ceny a zejména skutečné náklady (na přímý materiál, přímé mzdy, náklady na stroje, ostatní přímé náklady) nejenom stavebních procesů, ale i fixních nákladů na stavbě (provozní a správní režie) v jednotlivých časových obdobích, v ČR obvykle v měsících. Dosud jsou skutečně naběhlé náklady na jednotlivé stavby zachycovány v účetnictví firmy, přičemž jednotlivým stavbyvedoucím jsou obvykle pravidelně měsíčně zasílány jejich soupisy (přehledy došlých faktur) k prostudování a podpisu. Stavbyvedoucí vyjadřuje skutečně provedené objemy jednotlivých prací v přehledu provedených prací, podle nichž se tvoří zjišťovací protokol a zpracovává výrobní, popř. odbytová faktura, obvykle v návaznosti na položky výrobní kalkulace i pomocí kalkulačního softwaru. Ve výrobní faktuře se však takto nezobrazují skutečně naběhlé náklady, nýbrž plánované náklady (spočtené obvykle ve výrobní kalkulaci podle normativní základny podniku) vynásobené skutečně provedeným objemem jednotlivých prací. Tímto způsobem se vlastně znemožňuje zjištění skutečných nákladů na jednotlivé stavební práce, protože skutečně naběhlé nákladové položky z účetnictví se nepromítnou do výrobní faktury ani do normativní základny výrobních kalkulací. Podnik kromě toho v průběhu výstavby neví, zda je daná stavba zisková. To se obvykle dozví až na konci výstavby po vyhodnocení všech naběhlých nákladů a zaplacených odbytových faktur. Pokud je zpracována na stavbu stavebně technologická dokumentace formou stavebně technologického síťového grafu, je žádoucí následující, viz též [4]:

• aby bylo možné operativní evidenci provádět podle položek síťového grafu co nejrychleji, popř. s možností jejího automatizovaného výpočtu podle plánovaných hodnot;
• aby bylo možné vytvářet zjišťovací protokoly, soupisy provedených prací, přehledy a porovnání plánu a skutečnosti a podklady pro vytýkací řízení;
• aby celá agenda měla přímou návaznost na účetní agendu podniku s možností okamžitého rychlého promítnutí (rozkontace) skutečně naběhlých nákladů v příslušném časovém období do stavebních procesů - činností síťového grafu stavby opět s možností případného automatizovaného návrhu této rozkontace;
• aby bylo možné zjišťovat tok financí, nákladovost a ziskovost stavby porovnáním plánovaných a skutečně dosažených nákladů v čase kdykoli v průběhu výstavby;
• aby byla zajištěna automatizovaná aktualizace časového plánu stavby na další období podle skutečně provedených objemů prací zaevidovaných v operativní evidenci, případně s návrhem opatření při dosažení případného zpoždění prací;
• aby bylo možné podle provedené rozkontace naběhlých nákladů vypočítat skutečnou nákladovost a ziskovost jednotlivých stavebních procesů s vazbou na databázi normativních údajů o činnostech.

Veškeré tyto body řeší pracovní oblast automatizovaného systému přípravy a řízení staveb - Operativní evidence a vedení finančních deníků staveb. Pro nedostatek místa uvádím velmi stručně pouze princip zadání operativní evidence a finančního deníku. Úplný popis práce a využití této pracovní oblasti je uveden v uživatelské příručce systému [2].

Operativní evidence stavebních prací podle stavebně technologického síťového grafu
Model postupu výstavby - stavebně technologický síťový graf se vytvoří obvykle v první fázi z typového síťového grafu a datové základny činností, postupem popsaným např. v [3]. Takto se vytvoří prvotní model výstavby všech objektů stavby, který se ještě dále obvykle upravuje.
Po spuštění pracovní oblasti operativní evidence se po obvyklém výběru akce objeví základní obrazovka s listováním činnostmi modelu vybrané akce, viz obr. 1.
Systém automaticky určí měsíční období, v němž ještě evidence nebyla prováděna, a zobrazí jej v pravém horním rohu. Toto období lze měnit na období předcházející, nikoli na období následující. Zadání evidence skutečnosti se provádí po stisknutí tlačítka s ikonou harmonogramu, přičemž se objeví harmonogram akce se žlutě vyznačeným obdobím evidence, viz obr. 2. Při užití časové jednotky týden je měsíční období zaokrouhleno - začátek na nejbližší pondělí, konec na nejbližší poslední pracovní den v týdnu (pátek/neděle).
V textové části harmonogramu, který je vhodné si setřídit podle začátků činností, jsou skutečně provedená procenta objemu činností v minulém časovém období. Automatickou evidenci všech činností v zadaném období lze provést podle plánu po stisknutí tlačítka Evidence celého období. V tomto případě počítač vybere činnosti, které se v zadaném období provádějí, a navrhne zaevidování skutečnosti přesně podle plánu. Uživatel má poté možnost upravit si kteroukoli činnost. To se provede poklepáním myši na příslušnou činnost, popřípadě najetím na tuto činnost (je modře zobrazena) a stisknutím tlačítka Evidence, přičemž se objeví formulář evidence činnosti v zadaném období, viz obr. 3, s vypsaným návrhem evidence podle plánu. V horní části tohoto formuláře jsou vypsány celkové hodnoty o činnosti převzaté ze síťového grafu, které nelze měnit. Dále je možné zadat skutečně provedený objem činnosti v zadaném období, cenu, kterou budeme fakturovat, a náklady podle oborového kalkulačního vzorce. Nelze zadávat zisk, který se vždy dopočítává.
Při zadávání objemu nebo ceny může uživatel příslušným tlačítkem volit spojení obou těchto hodnot. Při změně některého z přímých nákladů lze pomocí tlačítka Výpočet režií přepočítat režie podle nastaveného minikalkulačního vzorce ze síťového grafu. V okénku na pravé straně je vidět objem, cena a procentuální podíl skutečně provedené práce příslušné činnosti v jednotlivých časových obdobích. Dvojitým poklepáním na příslušné období lze v evidenci činnosti přecházet do jiných období a případně je měnit. Datum zadání a změny se vkládá automaticky, rovněž automaticky se počítají nasčítané hodnoty provedené do příslušného období v dolní části formuláře. Stisknutím tlačítka OK nebo tlačítka s ikonou harmonogramu se zadané hodnoty evidence uloží.
Uživatel má možnost se vrátit do základního listování činnostmi (obr. 1) a volit jiné možnosti listování výběrem z hlavního menu, viz obr. 4, kde je znázorněno listování evidencí akce tříděnou podle činností. Při tomto listování je vidět přehled provedených evidencí na příslušných činnostech v jednotlivých časových obdobích, skutečnosti objemu a ceny a nasčítané hodnoty spolu s hodnotami v procentech. Pokud by byla provedena přefakturace (sumační procento by bylo větší než 100), bude tato evidence znázorněna červeně. Bíle na hnědém pozadí jsou vyznačeny činnosti v obdobích, ve kterých byly ztrátové. Pomocí tlačítka výběr se lze dostat opět do formuláře zadání evidence (obr. 3) a upravit si příslušné údaje.
Na základě zadané evidence je možné na obrazovce prohlížet nejen technologický rozbor, harmonogram a graf potřeby zdrojů, ale i čerpání v příslušném období nebo čerpání před zadaným obdobím, tj. od začátku až do minulého měsíce nebo čerpání do zadaného období od začátku výstavby. Příslušné výstupní sestavy lze tisknout výběrem z hlavního menu. Po vytištění zjišťovacího protokolu se položky evidence pro dané období zablokují proti úpravě, jelikož je to nežádoucí. Lze je upravovat pouze po odblokování pomocí hesla. Následně lze provést aktualizaci síťového grafu akce podle skutečně provedených prací sledovaných v operativní evidenci. Stačí zadat požadovaný typ aktualizace. Typy aktualizace jsou stejné jako v pracovní oblasti stavebně technologického projektování, viz [3]. Termín aktualizace si systém určuje sám podle operativní evidence. Systém potom přepočítá síťový graf podle vybraného typu aktualizace a zobrazí nový harmonogram. Při přepnutí do porovnávací formy je vidět porovnání původního plánu a skutečnosti, viz obr. 2.
I grafy potřeby ceny, nákladů a nákladových zdrojů zobrazují v této pracovní oblasti nejen hodnoty plánované z termínů nejdříve možných a nejpozději přípustných, ale i hodnoty skutečnosti spočítané z evidence. Skutečné hodnoty jsou v grafech vykresleny fialovou čarou, v tabulce potřeby zdroje mají samostatný sloupec.

¤ Obr. 1. Listování modelem realizace stavby pro operativní evidenci. Činnosti, jež byly v některém časovém období zařazeny do evidence skutečnosti, jsou vyobrazeny žlutě. Červeně jsou vyznačeny činnosti, u nichž byla zadána operativní evidence a kde došlo z nějakých důvodů k přefakturaci (skutečně evidovaná cena této činnosti pro fakturaci byla vyšší). Fialově jsou vyznačeny činnosti, u kterých byla zadána operativní evidence a kde došlo z nějakých důvodů k vícepráci. Bíle s černým textem jsou vyznačeny dosud neevidované činnosti, šedivě jsou vypsány činnosti s nulovým objemem, cenou a dobou.

¤ Obr. 2. Porovnávací harmonogram pro zadání evidence

¤ Obr. 3. Formulář zadání evidence činností v zadaném období

¤ Obr. 4. Listování evidencí podle činností

Vedení finančního deníku
Pracovní oblast operativní evidence umožňuje vedení finančního deníku akce, tj. evidence a přehledu skutečně došlých faktur a jejich zařazení podle oborového kalkulačního vzorce a při tisku zjišťovacích protokolů jejich automatizované zařazení jakožto příjmů do finančního deníku. Principielně je možné automatizovaně přebírat do finančního deníku údaje z podnikového účetního systému a naopak, předávat údaje finančního deníku do účetnictví. Systém přebírání a předávání musí být samozřejmě upraven ve spolupráci s autory účetních programů.
Položky finančního deníku můžeme zadávat a upravovat po volbě Listování - finančním deníkem z hlavního menu. Novou položku přidáme po stisknutí tlačítka Přidat. Objeví se první část formuláře Položka finančního deníku, viz obr. 5. V tomto formuláři vyplníme potřebné položky. U výdajů je nutné zadat přiřazení položky k OKV výběrem ze zobrazených možností. Lze také zadat i číslo účtu podle účetní osnovy, na nějž bude položka v podnikovém účetnictví zařazena. Dále je možné evidovat i skutečné zaplacení a jeho termín. Na základě těchto údajů se provádí bilance cash-flow a pro další ekonomické zdroje podle skutečných termínů zaplacení a zaplacených částek.
Ve druhé části formuláře, viz obr. 6, lze provést technologický rozpis (rozkontování) nákladové položky (pouze pro výdaje), tj. její přiřazení k jednotlivým činnostem síťového grafu. Rozpis se dělá ručně výběrem činností z harmonogramu pomocí tlačítka Harmonogram činností a zadáním procenta či přímo rozepisované částky, nebo pomocí automatického návrhu tlačítkem Návrh rozpisu, kdy se přiřazení k činnostem i rozpis vypočítá podle plánovaných hodnot příslušné nákladové položky OKV podle evidence činností v časovém období. Pokud se nejedná o první měsíc výstavby, uživatel může volit, zda automatický návrh rozpisu položky finančního deníku bude podle období, do nějž položka svým datem patří, nebo spadne do minulého měsíčního období (faktury docházejí s určitým zpožděním). Při ručním zadání může uživatel s výhodou využít tlačítka Dopočet do 100 %, aby rozpis položky do činností byl vždy úplný, což systém kontroluje.
Automatický návrh rozpisu je možný, pokud položka ještě není ručně rozepisována, tj. ve formuláři na obr. 6 není navolena žádná, nebo je navolena maximálně jedna činnost bez zadání procent rozpisu. V tom případě se bude automatický rozpis navrhovat nikoli od první činnosti síťového grafu, ale od této zadané činnosti směrem ke konci síťového grafu. Automatický návrh rozpisu se ještě dále ručně upraví.
Výdajová položka finančního deníku může být technologicky rozepsána maximálně k 10 činnostem. Kdyby by bylo zapotřebí ji přiřadit k více činnostem, lze ji rozdělit stisknutím tlačítka Rozděl na dvě části zadáním ceny nově vznikající odnože položky v příslušném informačním okně, a potom ve vzniklé odnoži udělat další technologický rozpis. V původní položce se všechny ceny včetně rozpisu sníží o částku, která byla převedena do nově vytvářené odnože této položky při jejím rozdělování.
Pokud uživatel zadává důsledně technologický rozpis všech nákladových položek finančního deníku, může hodnoty finančního deníku převést do evidence činností v příslušném období. Po potvrzení tohoto požadavku se položky finančního deníku přiřadí do příslušných nákladových položek evidence činností v daných obdobích, přičemž se v rubrice Přenos ve formuláři na obr. 6 nalezené období vyznačí. V položkách evidence činností se samozřejmě vždy přepočítá zisk. Přenos celého finančního deníku lze vykonat kdykoli, neboť se vždy přenáší celý finanční deník. V případě přenosu finančního deníku se postupně zjišťuje, které činnosti jsou ziskové.
Kvůli bilancování nákladových a cenových zdrojů plánovaných a skutečně spotřebovaných není nutné přenášet údaje finančního deníku do evidence činností. Protože každá došlá faktura má tři časové údaje - datum, kdy došla, datum splatnosti a datum zaplacení, je možné pomocí systému provádět skutečné bilance cash-flow - porovnání plánovaných a skutečných nákladů a ziskovosti v čase tím, že plánované náklady vypočteme podle modelu postupu výstavby, skutečné podle došlých faktur vedených ve finančních deníku.
Při bilanci příslušného zdroje jde zvolit, aby skutečnost byla přebírána z evidence činností, nebo aby byla převzata z finančního deníku. Totéž se týká i bilancování zdrojů pro více akcí.

¤ Obr. 5. Formulář položky finančního deníku - 1. část

¤ Obr. 6. Formulář položky finančního deníku - 2. část

Vyhodnocení skutečné ziskovosti stavebních procesů
Při důsledném provádění rozpisu položek finančního deníku do stavebních procesů a po přenosu takto rozkontovaných dat do operativní evidence systém umožňuje sestavit novou databázi normativních údajů o činnostech s výpočtem cenových a nákladových údajů podle skutečných, nikoli plánovaných nákladů.
Norma času činnosti v databázi se vypočítává z pracnosti a objemu všech činností stejného druhu v operativní evidenci (se stejným číselným klíčem z databáze), jednotková cena a produktivita práce se vypočte z údajů o cenách a objemu provedených prací v operativní evidenci všech činností stejného druhu, nákladové položky se počítají obdobně. Počet pracovníků ve větě o činnosti v nové databázi plyne z minimálního počtu pracovníků ze všech činností stejného druhu, které jsou uloženy v operativní evidenci. Činnosti v nové databázi vzniklé na základě procesů cizích subdodávek jsou odlišeny pomocí číselného kódu činnosti.
Takto vytvořenou databázi skutečných cen a nákladů činností lze automatizovaně přenášet do výchozí databáze činností pro modelování realizace výstavby a tím pádem upravovat technicko-hospodářské ukazatele pro tvorbu nabídek a základních dokumentů přípravy staveb v budoucnu.

Závěry
Byly popsány základní principy nového pojetí operativní evidence skutečných objemů, cen a nákladů stavebních procesů dosažených při realizaci staveb v návaznosti na automatizovanou tvorbu dokumentů pro nabídky, plánování a řízení postupu realizace stavby pomocí metody stavebně technologických síťových grafů.
Pozitiva tohoto postupu: Při zadání evidence systém automaticky určí měsíční období, v němž ještě evidence nebyla provedena. Zadání evidence skutečnosti pro dané období vychází z harmonogramu, v němž se po jeho vyvolání žlutě vyznačí období evidence. Návrh evidence všech činností v zadaném období lze provést podle plánu automaticky. Uživatel má poté možnost upravit si kteroukoli činnost. Nelze zadávat zisk, který se vždy přepočítává. Pro přímou návaznost na účetnictví a možnost evidence skutečných nákladů na stavbu se dále vede tzv. finanční deník stavby, tj. evidence a přehled skutečně došlých faktur a při tisku zjišťovacích protokolů jejich automatizované zařazení do finančního deníku jakožto předpokládaných příjmů. Principielně je možné automatizovaně přebírat do finančního deníku údaje z účetního systému a naopak předávat údaje finančního deníku do agendy účetnictví.
Finanční deník umožňuje provést technologický rozpis (rozkontování) nákladové položky, tj. její přiřazení k jednotlivým činnostem síťového grafu. Rozpis se zadává buď ručně výběrem činností z harmonogramu, nebo pomocí automatického návrhu podle příslušného druhu nákladů podle kalkulačního vzorce. Pokud uživatel přenos finančního deníku provádí, zjišťuje postupně, které činnosti jsou pro něho skutečně ziskové a které ztrátové. Tak se automatizovaně vypočítá nový ceník, tj. databáze normativních údajů o činnostech, kde údaje o cenách a nákladech činností jsou vypočítány dle operativní evidence daného projektu.
Systém lze v provozovat na mikropočítačích kompatibilních s IBM PC pod operačními systémy Windows 95/98/2000/NT/XP i Windows Vista. K provozu je zapotřebí harddisku s volným prostorem min. 26 MB a tiskárny, popř. plotteru.

Použitá literatura:
[1] Gašparík, J.: Manažérstvo kvality v stavebníctve, Vydavateľstvo Jaga group, v. o. s., Bratislava 1999, ISBN 80-88905-13-3
[2] Jarský, Č.: Automatizovaná příprava a řízení realizace staveb, CONTEC Kralupy n. Vlt. 2000, ISBN 80-238-5384-8
[3] Jarský, Č.: K počítačovému modelování realizace výstavby pro investory a dodavatele, Časopis Stavebnictví č. 08/2008, str. 74-77, EXPO DATA spol s r.o. Brno, ISBN 1802-2030
[4] Musil, F.: Příprava a řízení výrobních procesů - podmínka snižování nákladů na stavbu, Sborník příspěvků XI. mezinárodní vědecké konference, sekce č. 13, SvF VUT Brno 1999, ISBN 80-214-1445-6
[5] Popenková, M.: Kontrola jakosti dokončovacích procesů, Sborník příspěvků XI. mezinárodní vědecké konference, sekce č. 13, SvF VUT Brno 1999, ISBN 80-214-1445-6