Elektronické autorizační razítko snadno a rychle

Tato povinnost zůstává i v návrzích novelizace zákona. Nahrávané dokumenty tak musí být samozřejmě správně podepsány a opatřeny „kulatým“ razítkem. To v elektronické verzi představuje Elektronické autorizační razítko. Nestačí ovšem „nějak“ dokumenty podepsat, jak dokument, tak i podpis musí být i ve správném formátu. S tím může pomoci například aplikace Signer od společnosti Software602.

Používání Elektronického autorizačního razítka se nelze vyhnout, pokud vedete elektronický stavební deník nebo podáváte dokumenty přes Portál stavebníka. Elektronické autorizační razítko totiž představuje alternativu otisku razítka a vlastnoručního podpisu od ledna 2022, kdy vstoupila do účinnosti nová legislativa.

Ta uvádí, že: „Dokument související s výkonem činnosti autorizované osoby musí být opatřen kvalifikovaným elektronickým podpisem, založeným na kvalifikovaném certifikátu, obsahujícím jméno autorizované osoby, číslo, pod nímž je zapsána v seznamu autorizovaných osob vedeném Komorou, obor, popřípadě specializaci, označení Komory, a opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem.“ Elektronické autorizační razítko tak obsahuje číslo oboru a je zároveň svázáno s členským číslem v komoře.

Kvalifikovaný podpis + časové razítko = autorizační razítko 
Z definice je zřejmé, že autorizační razítko spojuje dvě věci – kvalifikovaný podpis (který vytvoříte s pomocí kvalifikovaného certifikátu a kvalifikovaného prostředku) a kvalifikované časové razítko. Kvalifikovaný certifikát lze získat pouze od akreditované certifikační autority jako je PostSignum nebo I.CA. Ve většině případů budete muset pro vydání certifikátu tyto certifikační autority navštívit.

Kvalifikovaný certifikát musíte mít uložen na tzv. kvalifikovaném prostředku – mezi nejčastěji využívané patří USB token, čipová karta, e-občanka nebo, což se ukazuje jako výhodné a moderní - HSM úložiště. Výhodou aplikace Signer je, že máte možnost si certifikát uložit na tzv. vzdálené zabezpečené HSM úložiště, do kterého si je Signer schopen vždy pro certifikát sáhnout a použít ho. Součástí vytvoření podpisu v aplikaci Signer je také kvalifikované časové razítko. Kromě podpisu musí být soubory pro státní správu v souladu s normou PDF/A-3. Konverzi do tohoto formátu zajišťuje aplikace Signer také.

Získání časového razítka je v porovnání s certifikátem výrazně snazší záležitostí. Obzvlášť pokud jste uživatelem aplikace Signer, součástí jejíž roční licence je i neomezený počet časových razítek, takže se nemusíte starat o jejich nákup.

Podepsat, zkontrolovat, odeslat
Schopnost pracovat s autorizačním razítkem a verifikovat dokumenty, aby souhlasily s požadovaným formátem, je silnou stránkou specializovaných nástrojů. Ty šetří čas při primárním vytváření dokumentace i eliminují odeslání chybně vygenerovaných dokumentů.    

Podepisování elektronickým autorizačním razítkem je v podstatě otázkou několika jednoduchých kroků.

1. Nahrání/otevření dokumentu v Signer
2. Podepsání – volba certifikátu
3. Umístění elektronického razítka do dokumentu
4. Uložení a odeslání dokumentu (Vytvoření a verifikace PDF/A-3; Portál stavebníka/datová schránka)

V případě, že potřebujete podepsat více dokumentů, velmi oceníte funkci aplikace Signer, který umožňuje hromadný podpis. „V Portálu stavebníka je nezbytné podepsat každý dokument samostatně. Proto věříme, že právě funkci hromadného podpisu uživatelé ocení, a to nejen kvůli úspoře času, ale i odstranění možné chyby při generování souboru. Navíc díky možnosti provázat Signer s datovou schránkou jsme připraveni na možné legislativní změny, které by tento způsob podávání vrátily do hry,“ říká Martin Vondrouš, ředitel divize eCommerce společnosti Software602, která se specializuje na digitalizaci procesů ve firmách i státní správě a stojí například za více než 4 miliony digitálně podepsaných dokumentů v roce 2023.

Jak bylo zmíněno výše, Signer umožňuje i provázání s datovou schránkou. Zjednodušuje tak komunikaci se státní správou tam, kde je tento druh komunikace přípustný. Navíc urychlí i podávání dokumentace, pokud zákonodárci umožní používat k doručení i jinou digitální formu než Portál stavebníka, jehož nová verze se plánuje až na rok 2027.